Pubblichiamo qui un documento di interesse generale per le modalità di partecipazione online tramite piattaforma web (sotto il link del primo tutorial dedicato a Zoom)

Come comportarsi in Conference Call: il ruolo del partecipante
Se sei invitato ad una conference call (conferenza audio-video), controlla se hai ricevuto la mail con le informazioni necessarie a collegarti. Poco prima dell’inizio della conference call annota il numero da chiamare e il codice da inserire, in modo da averlo sempre sotto mano. Se se fuori dal tuo ufficio e chiami dal cellulare, questo accorgimento ti permetterà di ricollegarti rapidamente alla conferenza qualora la tua linea dovesse cadere per assenza di copertura del segnale.

Come comportarsi in Conference Call: la qualità della comunicazione verso la qualità del sistema audio-video

E’ importante conoscere la capacità comunicativa dei propri dispositivi e selezionare la configurazione che garantisce la migliore qualità. La conferenza audio-video richiede una linea di comunicazione stabile e di notevole potenza. Uno smartphone o un tablet possono consentire una ripresa video di qualità superiore a quella raggiungibile con un PC. Sappi anche che lo smartphone può essere posto in modalità “wi-fi”, ovvero collegato con il router di casa, oppure può essere posto in modalità “dati mobili”. Esiste una terza possibilità che consiste nel collegare lo smartphone direttamente al router attraverso un cavo di rete (l’adattatore USB-Ethernet ed il cavo costano pochi euro e si comprano nei negozi di informatica) . Ti consigliamo di effettuare alcune prove per individuare il dispositivo da usare. Il software (ex: Zoom) per la conference call ha le funzionalità di test del dispositivo audio e di quello video.

Come comportarsi in Conference Call: la puntualità

La puntualità è una delle regole più importanti da osservare. Dunque collegati almeno 10-15 minuti prima per effettuare un test finale. Questo ti consentirà di evitare i problemi dell’ultimo momento. In questo modo la regia potrà aiutarti a superare eventuali imprevisti. Non usare mai il vivavoce. L’uso del vivavoce causa infatti forti disturbi di rientro audio, sia del parlato che dei rumori ambientali, che possono pregiudicare seriamente la chiarezza della comunicazione. Usa gli auricolari e testa bene la configurazione in modo da non avere problemi di audio.

Come comportarsi in Conference Call: silenziare il microfono

Scegli un luogo il più possibile silenzioso per partecipare ad una conference call. Se ciò non è possibile, ad esempio se chiami dal cellulare all’aperto oppure se condividi l’ufficio con altre persone, ricordati di tenere il microfono silenziato finché non è il tuo turno di prendere la parola. Questo accorgimento è forse il più importante da osservare in quanto evita che la discussione venga disturbata da eventuali rumori provenienti dall’ambiente circostante, ad esempio il traffico cittadino o le voci di altre persone. Se utilizzi il PC, ricordati anche di silenziare la suoneria del cellulare.

Come comportarsi in Conference Call: la posizione e la luce

E’ bene configurare la postazione da cui si prenderà parte alla conferenza. In particolare è consigliabile individuare una posizione tale da non avere luce intensa proveniente di lato. Ottimale è prevedere una illuminazione artificiale che ha il vantaggio di non dipendere dalle condizioni atmosferiche. Come per l’audio, anche l’apparato video può essere testato. Evita di giungere all’ultimo momento per fare le prove.

Come comportarsi in Conference Call: presentarsi

Sapere come comportarsi in conference call significa anche presentarsi quando alla riunione telefonica partecipano persone che non ti conoscono. Al tuo primo intervento nella discussione saluta e scandisci il tuo nome e cognome, il ruolo che ricopri. Un piccolo gesto di cortesia e rispetto nei confronti dei tuoi interlocutori che sarà certamente apprezzato.

Come comportarsi in Conference Call: interventi sintetici

In generale le riunioni dovrebbero svolgersi in un tempo non troppo lungo per non rischiare di oltrepassare la soglia di attenzione delle persone. Lo stesso vale per le conference call. Anche se non vedi i tuoi interlocutori e quindi non puoi percepire il linguaggio del corpo, non devi dimenticare che la conferenza non è una maratona ma deve tenere impegnate le persone solo per il tempo necessario a discutere compiutamente l’argomento per il quale è stata convocata. Occorre quindi essere il più possibile sintetici e chiari negli interventi.

Come comportarsi in Conference Call: evitare distrazioni

Anche nel caso in cui hai un ruolo prevalentemente da ascoltatore, ricorda che potresti essere chiamato in qualsiasi momento a rispondere ad una domanda oppure ad esprimere un parere. Cerca quindi di non distrarti facendo altre cose come leggere mail o chattare perché se vieni chiamato improvvisamente potresti trovarti in imbarazzo per non aver prestato attenzione alla discussione. Questo è davvero uno dei consigli che non dovresti mai sottovalutare.

Come comportarsi in Conference Call: aiutarsi con gli appunti

Se hai già programmato un tuo intervento, tenere sott’occhio un foglio con la lista dei punti che vuoi discutere ti aiuterà ad esporli nel giusto ordine e a non dimenticarne nessuno quando prenderai la parola. Durante la discussione annota anche eventuali domande che vorrai porre o argomenti che ti interessa approfondire, proprio come faresti nelle riunioni di lavoro a cui partecipi di persona.

Come comportarsi in Conference Call: non fare commenti…

Si potrebbe scrivere un libro sui commenti imbarazzanti fatti durante o alla fine di una conference call da persone convinte che il loro microfono fosse spento. Se non vuoi correre rischi, evita di fare qualsiasi commento anche se sei convinto che il tuo microfono è silenziato e anche quando l’organizzatore ha dichiarato chiusa la conferenza. Le Leggi di Murphy sono implacabili!

Il primo tutorial, documento per un corretto utilizzo della piattaforma, è dedicato a Zoom:

https://generazionifuture.org/wp-content/uploads/Primi-Passi-in-Zoom-versione-2.02.pdf